SEPA-Umstellung 01.02.2014 – Fit für SEPA

Der 01.02.2014 ist für alle Betriebe in der EU und EWR-Staaten (Island, Liechtenstein, Norwegen) sowie der Schweiz und damit natürlich in Deutschland ein wichtiges Datum. Bis dahin wird der Zahlungsverkehr innerhalb der EU auf neue Regeln umgestellt, der alte Zahlungsverkehr dementsprechend abgeschaltet. Dann werden alle Überweisungen und Lastschriften in Europa nach einem europaweit einheitlichen Standard SEPA (Single Euro Payment Area) vorgenommen. Die bisherige Inlandsüberweisung gibt es dann nicht mehr.

Der überwiegende Teil der Banken ist inzwischen auf die neuen Regeln eingestellt, die meisten Unternehmen, Freiberufler, Kommunen und Vereine (geschweige denn Privatpersonen) jedoch nicht. Deutschlandweit werden nach Angaben aus dem Bankensektor bis heute gerade einmal ca. 10 % der Überweisungen im neuen SEPA-Format ausgeführt, bei Lastschriften liegt die Quote gegenwärtig bei etwa 1 %.

Gerade die letztgenannte Quote zeigt, dass sich hier ein gewaltiges Konfliktpotential anstaut. Mit Lastschriften arbeiten ja überwiegend größere Unternehmen und Organisationen, die Lastschrift ist eines der gebräuchlichsten Mittel im Zahlungsverkehr und Forderungsmanagement. Ohne Lastschriftverfahren geraten viele Betriebe schlicht und ergreifend in Zahlungsschwierigkeiten. Viele Betriebe scheinen darauf zu spekulieren „wird schon alles nicht so schlimm“ oder darauf, dass das Datum verschoben wird um den Betrieben zu ermöglichen, noch rechtzeitig auf SEPA umzustellen. Doch diese Einstellung könnte sich als Trugschluss erweisen, möglicherweise wird es 2014 so manche Unternehmensinsolvenz aufgrund massiver Liquiditätsprobleme geben, die es bei rechtzeitiger Umstellung auf SEPA nicht gegeben hätte.

Dieses Verhalten trifft man als Berater nun sehr häufig an: Warten bis kurz vor Ultimo und dann alles auf die äußeren Umstände schieben, schuldig sind immer die anderen. Doch die Gesetze des Marktes sind eben hart und in diesem Fall verhält es sich eben so, dass die Systeme am 01.02.2014 schlicht abgeschaltet werden. Das ist nun mal Fakt, Jammern hilft nichts, obwohl klar ist, dass die Umstellung auf SEPA erst einmal mit gewissen Kosten und zeitlichen Aufwendungen verbunden ist. Doch um wie viel kleiner ist der Aufwand im Vergleich zu der Tatsache, dass man in existenzgefährdende Liquiditätsprobleme geraten kann, nur weil aufgrund mangelnder SEPA-Konformität kein Geld fließt? Als Geschäftsführer eines Unternehmens könnten Sie möglicherweise sogar persönlich in die Haftung genommen werden.

Unternehmen, Kommunen und Vereine sollten die notwendige Umstellung dazu nutzen, ihre Finanzbuchhaltungssysteme sowie Zahlungsanwendungen zu optimieren. Dabei muss immer der gesamte Prozess von der Auftragsannahme bis zum Zahlungseingang betrachtet werden. Die neuen Standards müssen also nicht nur in die Softwareanwendungen integriert werden (die Systeme also umgestellt werden), sondern z.B. auch auf Rechnungen, Formularen und Verträgen berücksichtigt werden. Und all dies wiederum weit vor dem 01.02.2014, denn alle internen und externen Beteiligten müssen rechtzeitig informiert und eingebunden werden (z.B. Personal, Kunden, Lieferanten, Sozialversicherungen) und die Systeme müssen vorab getestet werden. Es schließt sich dann auch noch der Schulungs- und Dokumentationsaufwand an.

Die wichtigsten Neuerungen im Zusammenhang mit SEPA sind:

IBAN und BIC:
Die Kontonummer und Bankleitzahl werden in die IBAN (International Bank Account Number) sowie BIC (Buisness Identifier Code) transformiert. In Deutschland ergibt sich daraus eine 22-stellige alphanumerische Nummer: DE für das Länderkennzeichen, eine Prüfziffer mit 2 Stellen, die bisherige 8-stellige Bankleitzahl und die bisherige Kontonummer in 10-Stellen, eventuell mit 2 führenden Nullen. Mit der enthaltenen Prüfziffer ist es möglich, Überweisungen noch vor Ausführung auf Richtigkeit bezüglich Kontonummer und Bankverbindung zu prüfen. Die IBAN wird für jede bestehende Kontonummer vergeben, d.h. für jedes Ihrer Konten erhalten Sie eine separate IBAN.

Die BIC ist eine 8- oder 11-stellige standardisierte Bankleitzahl (oft auch als SWIFT-Code bezeichnet). Auf neuen EC-und Bankkarten sind IBAN und BIC bereits angegeben, sie finden sich auch auf den meisten Kontoauszügen. Dieser 22-stellige Code (nur in Deutschland, in einigen EU-Staaten gibt es kürzere, in anderen längere Codes mit maximal 34 Zeichen) ist natürlich nicht gerade verbraucherfreundlich, auch aufgrund dessen sind einige Schwierigkeiten im Zahlungsverkehr zu erwarten. Häufig werden die Kunden sich nämlich „verschreiben“ und Zahlungen fehlgeleitet, was viel Arbeit nach sich zieht. Viele vor allem Senioren nutzen kein Online-Banking, im Zuge dessen die Kontonummer ja einfach nur einmalig abgelegt ist und bei Zahlung entsprechend ausgewählt werden muss. Sie sehen, auch nach dem 01.02.2014 wird es munter weitergehen. Allerdings gibt es für Verbraucher noch eine Übergangsfrist bis 2016, dann müssen auch sie die neuen Nummern verwenden.

Darstellungsbeispiel:

IBAN: DE10 1007 0033 0432 0130 18

BIC: GENODEXX XXX
SEPA-Lastschriften-Mandat:
Ohne dieses Mandat können keine Lastschriften eingezogen werden. Dies betrifft neben Unternehmen und der öffentlichen Hand auch Vermieter und Vereine. Bisherige Einzugsermächtigungen können entsprechend umgewidmet werden. Dazu müssen die Zahlungspflichtigen vor dem ersten Einzug über das neue Verfahren informiert werden. Fehlt das neue Mandat, hat dies Auswirkungen auf Erstattungsansprüche.
Gläubiger-ID:
Für künftige SEPA-Lastschriften ist die sogenannte Gläubiger-Identifikationsnummer zwingend erforderlich. Damit ist ein Lastschriftenempfänger europaweit identifizierbar. Die Gläubiger-ID wird von der Bundesbank erteilt, auch über das Internet unter dem Link der Deutschen Bundesbank . Man erkennt auch hier den Aufholbedarf in Sachen SEPA: Von 5 Millionen Firmen und 500.000 Vereinen wurden bisher erst 300.000 Gläubiger-ID abgerufen.
Betroffene Unternehmen, Behörden und Vereine sollten u.a. in folgenden Bereichen aktiv werden, um zum 01.02.2014 fit für SEPA zu sein:
EDV/Buchhaltung/Finanzdisposition:
• Erfassung der IBAN von Kunden und Geschäftspartnern
• Erfassung der BIC und Bankverbindungsdaten von Kunden und Geschäftspartnern
• Angabe der IBAN in Rechnungen, Formularen, Einzugsermächtigungen und SEPA-Mandaten
• Präzisere Finanzdisposition und vorausschauendes Liquiditätsmanagement dank taggenauer Fälligkeit der SEPA-Lastschriften
• Ist die eingesetzte Software fit für SEPA? Können IBAN und BIC überhaupt erfasst werden (Feldlänge)? Kann das erforderliche XML-Format verarbeitet werden?
• Dokumentation der Software, evtl. neue Zertifizierungen
• Schulung der Mitarbeiter

Personalverwaltung:
Die Überweisung der Lohn- und Gehaltszahlungen, Sozialversicherungsbeiträge und vermögenswirksamer Leistungen bedingt die Erfassung der IBAN von Mitarbeitern und der jeweiligen Gesellschaften.

Einkauf/Vertrieb/Marketing:
• Information von Geschäftspartnern
• Anpassung von Lastschriftmandaten, Verträgen und Formularen
• In Briefbögen, Online-Auftritten, allgemeiner Geschäftskorrespondenz, Broschüren, usw. müssen alle bisherigen Angaben durch die neuen ersetzt werden.

Kundenservice:
Prüfung, ob die Organisation einschließlich der Mitarbeiter auf SEPA-spezifische Kundenanfragen vorbereitet ist.

Diese Aufstellung ist keineswegs vollständig. Es sind im Zuge dessen noch zahlreiche Detail-Probleme zu lösen, die häufig mit großem Aufwand verbunden sind. Weidere interessante Informationen auch zum Stand der SEPA-Umsetzung finden Sie u.a. auf der Seite der Deutschen Bundesbank https://www.sepadeutschland.de/ .

Grundsätzlich ist die Umstellung auf das SEPA-Verfahren „Chefsache“, denn es hängt, wie man schnell feststellen kann, sehr viel davon ab. Das heißt, die Geschäftsführung oder Behördenleitung sollte sich persönlich um die Maßnahmen im Hinblick auf die SEPA-Umstellung kümmern.

Sie sehen: Die Zeit drängt und es sind zahlreiche Maßnahmen zur SEPA-Umstellung umzusetzen. Wenn Sie dabei Unterstützung und qualifizierte Beratung benötigen, zögern Sie nicht, bei der DEGA diese Unterstützung anzufordern. Wie helfen Ihnen gern bei allen Fragen rund um SEPA.