Digitales Finanzcontrolling

Der Erfolg eines Unternehmers und/oder Geschäftsführers spiegelt sich in vielen Dimensionen wieder. Das Hauptaugenmerk liegt dabei auf der Unternehmensstrategie- in weiteren Dimensionen auf Kunden, Produkten und Dienstleistungen, Prozessen und Mitarbeitern. Weitere zentrale Aufgabe, die auch in der heutigen Zeit nicht selten eher stiefmütterlich behandelt wird, ist das Thema „finanzielle Planung und Steuerung“ bzw. „Finanzcontrolling“.

Sich mit Zahlen zu beschäftigen, wird häufig als lästig, gar überflüssig empfunden. Das kann fatale Auswirkungen nach sich ziehen, denn die Finanzperspektive betrachtet nüchtern das Ergebnis und urteilt über finalen Erfolg oder Misserfolg, letztlich über „Sein“ oder „Nichtsein“. Grund genug, dieses Thema einmal genauer zu betrachten und zu eruieren, inwiefern die Managementfunktion „Finanzcontrolling“ optimal unterstützt werden kann.

Beginnen wir doch einmal mit einer Geschichte, wie sie sich täglich tausendfach nicht nur in deutschen Unternehmen abspielt:

Herr Mayer ist geschäftsführender Gesellschafter eines mittelständischen Handelsunternehmens mit 250 Mitarbeitern. Das Unternehmen ist in den letzten Jahren stark gewachsen und setzt dieses Wachstum weiter fort. So ist auch die Komplexität der zu steuernden Unternehmensprozesse, wie auch der zu verarbeitenden Datenmenge rasant gestiegen.

Seine betrieblichen und finanziellen Auswertungen erhält er von seinem Steuerberater in Form der üblichen BWAs. Doch damit kann er die Herausforderungen nicht meistern und vor allem kaum fundierte unternehmerische Entscheidungen treffen. Herr Mayer benötigt Hilfe, um den Überblick zu behalten — vor allem will er wissen, wie er sein Unternehmen weiter optimieren kann, bei gleichzeitiger Berücksichtigung einer integrierten Planungsrechnung. Aussagefähige Berichte, die auf Knopfdruck bereitstehen, wären das Höchste der Gefühle. Denn Herr Mayer hat, wie alle seine Kollegen, viel weniger Zeit als Geld – und die möchte er nicht damit verschwenden, tage- und nächtelang, möglichst noch am Wochenende, mühselig Zahlenkolonnen aufzuaddieren und aufzubereiten.

 

Herr Mayer sucht nach einer Lösung, die schnell, einfach und kostengünstig entsprechende Informationen bereitstellt, die Planung + Kontrolle unterstützt und nachweisbare positive Ergebnisse liefert. Sein Unternehmensberater schlägt ihm die Cloud-Lösung CANEI.digital vor.

Mit wenigen Klicks das eigene Unternehmen besser verstehen, in kürzester Zeit für das eigene Unternehmen eine solide Finanzplanung aufstellen und Berichtsstrukturen schaffen, wo keine existieren.

Erfolg ist planbar – damit wirbt der Hersteller CANEI digital AG. Wir haben geprüft, ob und inwiefern diese Ansprüche erfüllt werden.

Durch einfaches Hochladen von Summen- und Saldenlisten ermöglicht CANEI.digital detaillierten Einblick nicht nur in die bisherige Geschäftsentwicklung, sondern identifiziert und quantifiziert Potentiale zur Verbesserung, gibt Hinweise auf Schwachstellen im Unternehmen und liefert Handlungsempfehlungen, wie die im operativen und strategischen Bereich identifizierten Potenziale zur Verbesserung von Rentabilität (Ertrag) und Liquidität (Cash-flow) gehoben werden können.

Auf Basis der Summen- und Saldenliste (SuSa), die z.B. als PDF-Datei in das System geladen wird- optimal im DATEV-Format), errechnet CANEI.digital:

• Bilanz, GuV und Kapitalflussrechnung zum Stichtag
• ca. 100 Finanz- und Ratingkennzahlen
• führt auf Basis der ermittelten Kennzahlen eine Benchmark-Analyse durch
• ermittelt potentialtragende Kennzahlen (Key Performance Indikatoren -KPIs) und weist die Höhe des Potenzials je Kennzahl in Euro aus (die „Stellschrauben“)
• gibt an, wie und in welchen Bereichen des Unternehmens das Potenzial zu heben ist
• mit Upload der 1. SuSa liefert das System vollautomatisch eine Fortschreibung der Zahlen über die nächsten 5-Geschäftsjahre (Planungsrechnung). Damit werden auch saisonale Schwankungen sofort sichtbar.
• zur dedizierten und differenzierten Planung ist das Unternehmen somit planerisch bereits vollständig abgebildet, so dass nur verändert und detaillierend in einen bereits bestehenden Plan eingegriffen werden muss und planerisch nichts vergessen/versäumt werden kann.
• Planen lassen sich alle Positionen, wie Umsatz, Working-Capital, Investitionen, Finanzierung (Kredite, Darlehen), Außerordentliche Erträge & Aufwendungen, Steuern, usw. Der Clou besteht darin, dass sich die Auswirkungen direkt auf Bilanz, G+V und Kapitalflussrechnung auswirken und sichtbar werden („Vererbungsfunktion“). Es handelt sich folglich um eine Integrierte Planungs- und Kontrollrechnung, wie sie von Kapitalgebern und Banken regelmäßig gefordert wird (digitale, intelligente Kennzahlenanalyse).
• die Planungs-Templates, wie auch die Kennzahldarstellungen sind so gehalten, dass sie intuitiv bedienbar sind – mit umfassenden Video- und Texthilfen sowie Erklärungen.
• das integrierte Berichtswesen stellt gut gegliederte und zum Teil mit Kreditinstituten abgestimmte Standardberichte zur Verfügung, die geeignet sind, dem Unternehmen, Kapitalgebern und z.B. Banken ein solides, übersichtliches und erläutertes Finanz-Reporting an die Hand zu geben. In Form von Monatsberichten, 5-jähriger integrierter Investitions- und Finanzplanung (GuV, Bilanz, Cash-Flow), Bench-Marking sowie vollständiger Kapitalflussrechnung. Die Berichte sind darüber hinaus in Standardformate exportiert werden und individuell angepasst werden.
• Die Berichte bieten dem Unternehmer eine Übersicht der in seinem Unternehmen liegenden Potenziale inklusiver detaillierter Erläuterung der relevanten Kennzahlen und Handlungsempfehlungen (Potenzialbericht), sowie die Möglichkeit, das Unternehmen anhand von Schulnoten in den Bereichen Ertragskraft und finanzielle Stabilität zu bewerten (Unternehmenszeugnis).
• wichtige Kennzahlen und Erkenntnisse werden, falls gewünscht, zusätzlich automatisch in einer mobilen App auf dem Smart-Phone bereitgestellt.

Mit dieser Unterstützung gelingt es Herrn Mayer nun, sehr viel Zeit und Geld zu sparen, hat den Kopf wieder frei für wichtige strategische Aufgaben. Es verbessern sich die Liquidität sowie Ertrag und der Unternehmenswert kann weiter gesteigert werden. Ganz wie ein „Großer“ – nur dass Herr Mayer dafür keine vielköpfige Stabsstelle unterhalten muss!

 

Die Vorteile der digitalen Potentialanalyse liegen auf der Hand:

♦ Beurteilung der wirtschaftlichen Lage ♦ Insolvenzfrüherkennung ♦ Aufteilung und Analyse der Gesamtlage in relevante Teilbereiche ♦ Schwächen und Risiken im Wertschöpfungsprozess frühzeitig erkennen ♦ Stärken gegenüber dem Wettbewerb herausarbeiten ♦ Früherkennung von Mustern und Trends ♦ Verdeutlichen von Abhängigkeiten von einzelnen Geschäftspartnern, wie z.B. Kunden und Lieferanten ♦ Komplexitätsreduktion ♦ Planung und Weiterentwicklung des Unternehmens auf Basis ausgesuchter Kennzahlen ♦ Potentiale erkennen und heben ♦ erhebliche Zeit- und Kostenersparnis im Prozess „Finanzcontrolling“

 

Als Unternehmer, Selbstständiger oder Geschäftsführer haben Sie 2 große Probleme:

Zeit! Besser gesagt, Sie wissen nicht, wie Sie in der zur Verfügung stehenden Zeit, all das erledigen können, was Sie sich vornehmen.

Informationsüberlastung! Von überall prasseln nur so die Zahlen, Daten und Fakten auf Sie ein. Kein Wunder also, dass Sie da schnell mal den Überblick verlieren.

Um den „Information-Overkill“, den die ganzen Zahlen schnell verursachen können, in den Griff zu bekommen, gibt es Kennzahlen. Und um den Faktor Zeit optimal zu nutzen, gibt es digitale Auswertungs– und Kennzahlensysteme, wie CANEI.digital. Die Zeiten unzähliger Stunden und Tage, die man vor einer Tabellenkalkulation oder gar mit einem Taschenrechner verbringt, um Zahlenkolonnen in einzelne Kennzahlen zu verdichten und anschließend in aussagefähige Berichte zu transformieren, sind vorbei!

Das Digitale Zeitalter hat nun auch in die Unternehmensführung Einzug gehalten und macht viele Tätigkeiten (auch externer Art) überflüssig. Und der Unternehmer hat endlich wieder Zeit für seine ureigensten Aufgaben, vor allem Strategie und Führung – er arbeitet am Unternehmen und nicht im Unternehmen! Schon allein deshalb macht sich das System von selbst mehr als bezahlt.

Und weiter: CANEI.digital lässt sich relativ kostenneutral implementieren. Es gibt keine langen Einführungszeiten und die ersten Potentiale lassen sich bereits mit dem Einlesen der ersten SuSa heben. Die Nutzungshürden sind sehr gering. Das Ergebnis ist ein unkomplizierter Import von Saldenlisten aus allen Buchhaltungssystemen. Eine Anbindung an bestehende Systeme, mit intensiver Anpassung von Schnittstellen ist nicht erforderlich.

 

Besonders für Vorstände und Geschäftsführer von Kapitalgesellschaften gibt es einen weiteren, nicht zu unterschätzenden Vorteil – die Minderung der Haftungsfrage (nachfolgende Ausführungen beziehen sich auf die verbreitete Rechtsform der GmbH):

Gemäß § 43 GmbHG (ähnlich AktG) hat der Geschäftsführer in Angelegenheiten der Gesellschaft die Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns anzuwenden. Verletzt er diese Pflicht, haftet er der Gesellschaft persönlich für den daraus entstandenen kausalen Schaden. Derartige Haftungsfälle haben in den letzten Jahren stark zugenommen. Im Zusammenhang mit dem hier betrachteten Thema „Finanzcontrolling“ heißt das:

• Insolvenzantragspflicht (§ 15a InsO): Gerät eine GmbH in die Überschuldung oder Zahlungsunfähigkeit, so hat der Geschäftsführer innerhalb von 3 Wochen nach Eintritt derselben einen Insolvenzantrag zu stellen. Versäumt er dies, droht persönliche Haftung. digital liefert dazu neben einschlägigen Kennzahlen, wie Liquiditätskennziffern auch einen „Insolvenzindikator“ zur Früherkennung einer Insolvenz. Der Indikator wird monatlich fortgeschrieben, so dass man die Information ausreichend aktuell auf Knopfdruck erhält und frühzeitig entsprechende Maßnahmen zur Abwehr der Insolvenz einleiten kann.

 

• Verpflichtung, Liquidität und Verschuldung ständig zu beobachten: Bei Verlust der Hälfte des Stammkapitals ist eine Gesellschafterversammlung einzuberufen. Bei Anzeichen einer krisenhaften finanziellen Entwicklung besteht für den Geschäftsführer die Pflicht, sich durch Aufstellung einer Zwischenbilanz oder ähnliche Maßnahmen einen Überblick über den Vermögensstand zu beschaffen und zu prüfen, ob eben ein Insolvenztatbestand vorliegt. digital liefert diese Informationen automatisch, fortlaufend und aktuell.

 

• Sorgfältige Vorbereitung unternehmerischer Entscheidungen: Mit klaren Zahlen und Fakten lassen sich unternehmerische Entscheidungen optimal vorbereiten. Genau deswegen gibt es ja überhaupt so etwas wie Controlling und Kennzahlensysteme. Ein System wiedigital unterstützt die grundsätzliche Pflicht auf sorgfältige Vorbereitung unternehmerischer Entscheidungen in optimaler Weise. Jede Entscheidung kann mit Zahlen unterlegt werden.

 

• Beweislast: In einem Haftungsprozess hat der Geschäftsführer zu beweisen, dass er seine Pflichten erfüllt hat. Ein Entlastungsbeweis gelingt regelmäßig am besten, wenn schriftliche Dokumente vorgelegt werden. digital ermöglicht im Wege der Berichtsfunktion nachzuweisen, dass der Geschäftsführer dieser Pflicht zeitgerecht nachgekommen ist, ja sogar im Vorfeld alles getan hat, seiner Pflicht überhaupt zeitgerecht nachkommen zu können.

 

Die Einsatzmöglichkeiten eines Systems wie CANEI.digital sind damit lange nicht erschöpft. Es gibt weitere Anlässe, bei denen das mandantenfähige System hilfreiche Dienste bietet:

• Allgemeiner Unternehmens-Check-Up
• Kreditverhandlungen
• Unternehmensbewertung
• Beteiligungs-Controlling (u.a. bei Vorliegen einer Unternehmensgruppe)
• Unternehmenskauf / -Verkauf, M&A (Due-Diligance-Prüfungen)
• Geschäftsfeldentwicklung und –Erweiterung
• Erstellen von Sanierungskonzepten
• Überprüfung der Ordnungsmäßigkeit der Buchhaltung (durch Testroutinen bei Einlesen SuSa)

Es hat sich selten als klug erwiesen, eine wichtige Funktion wie das„ Finanzcontrolling“ allein auf einen Steuerberater auszulagern. Denn, wie wir gesehen haben, ist dies schon allein aus Haftungsgründen, Chefsache. Grundlegende Managementfunktionen können und sollten nicht auf einen Externen übertragen werden – genau so wenig, wie die Verantwortung.

Überhaupt können nach Einführung eines Systems wie CANEI.digital sämtliche Berater, wie auch Unternehmensberater deutlich fokussierter und sinnvoller eingesetzt werden. Denn diese können sich jetzt vornehmlich auf das Beratungsthema konzentrieren und sind nicht mehr damit beschäftigt, tagelang Zahlenkolonnen zu addieren, ins Verhältnis zu setzen, zu erläutern und in aussagefähige Berichte zu transformieren. So lassen sich nebenbei auch die Rechts- und Beratungskosten auf ein erträgliches Maß reduzieren.

 

Fazit:

Dank angeleiteter Planungshilfen ermöglicht CANEI.digital umfassende Finanzplanungen in Rekordzeit – mindestens 300 % Zeitvorteil gegenüber konventionellen Methoden. Professionelle PDF-Berichte werden automatisch auf Knopfdruck generiert, um Planungen mit Geschäftspartnern zu teilen oder monatliche Soll-Ist-Vergleiche an Gesellschafter & Banken zu senden. Unternehmerische Entwicklungen werden zeitnah erkannt und das Unternehmen kann entsprechend optimiert werden. Erfolg ist tatsächlich planbar – und die digitale, intelligente Kennzahlenanalyse unterstützt diesen Prozess in optimaler Weise zu geringen Koste. Der berühmte ROI (Return on Investment) stellt sich so bereits mit dem 1. Tag der Nutzung ein.

All dies hat auch Herr Mayer schnell erkannt, weshalb er CANEI.digital in seinem Unternehmen sofort gemeinsam mit seinem Unternehmensberater einführt und von da an regelmäßig nutzt.

 

Die DEGA Unternehmensberatung GmbH setzt CANEI.digital seit einiger Zeit sowohl intern, als auch im Rahmen diverser Beratungsprojekte ein. Wir unterstützen darüber hinaus interessierte Unternehmer bei der Einführung und erfolgreichen Nutzung des Digitalen Finanzcontrollings.

Sollten noch Fragen offen sein, dann wissen Sie, wen Sie fragen können …