Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen – GDPdU / GDPdUZ

In der jüngeren Vergangenheit kommt es im Falle von Steuerprüfungen immer häufiger zur Anwendung der digitalen Außenprüfung, wobei sich die Finanzbehörden auf die so genannten „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ (kurz: GDPdU) berufen. Sie regeln den Zugriff auf die Datenverarbeitungs-Systeme von Unternehmen. Der Steuerprüfer kann dabei direkt auf die Daten zugreifen (Z1 – unmittelbarer Datenzugriff), eine Auswertung über die vorhandene Software verlangen (Z2 – mittelbarer Datenzugriff) oder die Daten auf einem Medium anfordern (Z3 – Datenträgerüberlassung). Letztere Variante wird durch den Einsatz leistungsfähiger Prüfsoftware (IDEA von Audicon) immer häufiger zum Einsatz kommen, da dem Prüfer seine Arbeit dadurch erheblich erleichtet wird. Der Steuerpflichtige wird jedoch entsprechend vor immer größere Probleme gestellt. Für die Finanzverwaltung stellen sich die GDPdU im Wesentlichen also lediglich als Synonym für die Eröffnung von Datenzugriffsrechten dar. Deshalb kursiert die viel einprägsamere Variante für das Kürzel GDPdU: Gib dem Prüfer Deine Unterlagen.

Hinter den Regelungen zur GDPdU bezüglich von steuerlich relevanten Daten verbergen sich neue und verlängerte Aufbewahrungspflichten und -arten. Zum Zeitpunkt der Prüfung müssen die Daten zunächst an sich vorhanden sein, des Weiteren müssen diese in bestimmten Formaten vorliegen. Damit werden also die Themen IT, Verbraucherdokumentation und Archivierung explizit angesprochen. Aus der praktischen Erfahrung heraus darf unterstellt werden, dass Unternehmen und Steuerberater diesbezüglich in den meisten Fällen aufgrund des umfangreichen Anforderungskatalogs auf externe Beratung angewiesen sein dürften.

Die GDPdU stehen in Zusammenhang mit den „Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme“ (GoBS). Diese werden von den seit jeher geltenden Regeln zur ordnungsmäßigen Buchführung und Bilanzierung (GoB) abgeleitet. Die GoBS konkretisieren die Anforderungen und die Umsetzung der GoB im Falle IT-gestützter Buchführungen. Sie werden zur Zeit zu den so genannten GoBIT (Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung bei IT-Einsatz) weiterentwickelt.

Aufgrund der stark ansteigenden Bedeutung dieser Thematik wird die DEGA entsprechend laufend zusätzlich weitere Beiträge auf dieser Webseite zur Verfügung stellen. Deshab haben wir die Anwendung der GDPdU gegenwärtig zum Schwerpunkt unserer Arbeit gemacht und unterstützen unsere Mandanten sowohl in der Vorbereitungsphase als auch in der Umsetzung. Sollte das Finanzamt bei Ihnen jedoch schon jetzt unverhofft vor der Tür stehen, so stehen wir Ihnen selbstverständlich gern mit einer schnellen Hilfestellung zur Verfügung.

Verschaffen Sie sich bitte selbst einen detaillierten Überblick über die Thematik „GDPdU“ mittels der wichtigsten Links zu den entsprechenden Dokumenten (PDF):

Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)
Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS)
Fragebogen des Finanzamts zum EDV-System (Berlin) – kann von Bundesland zu Bundesland abweichen

Auch für SAP-Anwender gibt es ein sehr umfassendes Dokument. Es wurde von der Deutschsprachigen SAP-Anwendergruppe entwickelt und lautet:

Empfehlungen zur Anwendung der GDPdU

Die GDPdU finden auch Anwendung bei Prüfungen durch den Zoll im Rahmen von Außenwirtschaftsbeziehungen und dementsprechender Außenprüfungen. In diesem Falle spricht man von den sogenannten Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen für den Zuständigkeitsbereich der Zollverwaltung GDPDuZ. Analog zu den GDPdU, die für die Außenprüfungen durch die Finanzverwaltung gelten, gelten die GDPdUZ für die Außenprüfungen durch die Zollverwaltung. Diese finden auf der Grundlage der Abgabenordnung, des Außenwirtschaftsgesetzes, der VO(EWG) Nr. 2913/92, der Präferenzregelungen und der VO (EWG) Nr 4045/89 statt:

BMF-Erlass vom 28.11.2007- III A 3 -S 0316 – S 1445/06/0029

Auch hierzu gibt es einen entsprechenden Fragebeogen der Zollverwaltung:

Zoll – Fragebogen Datenzugriff

Es handelt sich also im eine spezielle Außenprüfungsart die weitere Vorbereitungen und Maßnahmen für das zu prüfende Unternehmen nach sich zieht.

Auch bei der Anwendung der GDPdU im Zusammenhang mit SAP-Systemen ist die DEGA der richtige Ansprechpartner, denn unsere Berater verfügen über eine langjähige Erfahrungen in der Anwendung und Entwicklung von SAP-Systemen.

Bei weiteren Fragen zur GDPdU bzw. GDPdUZ und deren Umsetzung stehen wir Ihnen gern im Rahmen eines unverbindlichen Beratungsgesprächs zur Verfügung!